Hasta hace algunos años la idea de que nuestros colaboradores pudieran trabajar desde casa era vista como irreal y poco práctica, pues el ambiente de trabajo de una oficina se consideraba ideal para cumplir con los pendientes y las tareas del día a día. Conforme la tecnología ha avanzado y las culturas organizacionales se han visto revolucionadas y transformadas, por la misma tecnología emergente, el uso del “home office” o trabajo en casa se ha comenzado a normalizar.

Las empresas más innovadoras utilizan seguido este modelo pues muchas de éstas comienzan a trabajar más y más basándose en objetivos y no en horas de trabajo cumplidas. Sin duda alguna existen enormes retos al implementar este esquema de trabajo; muchos lo consideran una puerta para que el personal se tome más tiempo libre, se distraiga, no cumpla con sus obligaciones y que la calidad del trabajo disminuya. Lo que no se considera, a menudo, es que se trata de construir empresas flexibles, listas y dispuestas al cambio inminente que eventualmente llega a todas las industrias; la digitalización y comunicación global han traído una era donde las empresas deben estarse adaptando y cambiando constantemente, donde las organizaciones dependen del esfuerzo, responsabilidad y, sobre todo, confianza colectiva.

Implementar home office en una empresa no es enviar trabajo por correo y esperar que se cumpla, es transformar la organización para exigir y confiar en los colaboradores, dando todas las herramientas para estar conectados y en constante comunicación de manera efectiva.

Hoy en día, organizaciones de todo el mundo se han visto obligadas a utilizar el esquema de home office, la mayoría no están preparadas para trabajar de esa forma. Incumplimiento de tareas, falta de seguimiento, incapacidad de rastreo y comunicación, canales inadecuados de contacto, falta de capacitación y falta de responsabilidad son algunos de los síntomas que afectan a la gran mayoría de las organizaciones al momento de implementar home office. Es por eso que hemos desarrollado una lista de 5 consejos para implementar de manera más efectiva un programa de Home Office.

1. Establecer un sistema de trabajo por objetivos, no horas trabajadas:
   

   Es muy importante definir qué objetivos quieres lograr en un tiempo determinado, esto da claridad y rumbo a tu equipo; cada objetivo debe tener un plan y los integrantes deben entender qué y por qué deben hacer ciertas tareas. No debemos subestimar el darle significado al trabajo. Te recomendamos investigar algunas metodologías que ya existen como OGSM, OKR´s o Scrum.

2. Definir claramente las políticas de trabajo a distancia:
   

   Puedes establecer reuniones diarias de trabajo, definir tus expectativas de disponibilidad y comunicación y principalmente los métodos de supervisión y entrega de avances. Es de suma importancia ser objetivos y evitar la subjetividad. Al tener reuniones debemos revisar KPIs, y asegurarnos que los objetivos que se han establecido se están cumpliendo. Lo que no se puede medir, no se puede mejorar.

3. Implementar herramientas de seguimiento y comunicación:
   

   Existen muchísimas herramientas que nos pueden servir. Toma en cuenta software en web para dar seguimiento a las tareas y medición de resultados (Xpinnit), chatear de forma ordenada (Slack), conectarte en videollamadas con múltiples personas al mismo tiempo (Zoom), automatizar tus procesos (Process.St), controlar tus expedientes (Expediente Azul), trabajar en conjunto y en tiempo real en documentos, hojas de cálculo y presentaciones (Google Drive), etc. Existe una gran variedad de servicios en la web que son de bajo costo o gratuitos.

4. Capacita a tu equipo de trabajo:
   

   Trabajar en casa no es algo trivial, como en cualquier ambiente de trabajo es necesario tener hábitos y buenas prácticas para que resulte productivo. Te invito a que conozcas un poco más de los cursos de capacitación que podemos ofrecerles a tus colaboradores.

5. Confía en tu equipo:
   

   La base más importante para el trabajo a distancia es la confianza. Dale las herramientas a tu equipo, entrégales tu confianza y hazlos responsables y dueños del resultado de su trabajo.

Implementar un buen esquema de trabajo de Home Office no es una tarea imposible, hoy más que nunca, existe un sinfín de herramientas diseñadas y optimizadas para transformar organizaciones en agentes y participantes de cambio; no tengamos miedo al cambio, después de todo, para mejorar debemos cambiar.