De seguro, a nivel empresarial ya has oído en reiteradas oportunidades de la
implementación de herramientas de gestión automatizada para un mejor desarrollo de las
actividades. Y si aún no estás implementando una de estas dentro de tu organización, es
principalmente por el temor normal al cambio o porque en realidad no tienes claro de qué se
trata.
Lo que haremos a través del siguiente artículo, es ofrecer claridad explicándote qué son
exactamente estos instrumentos, los increíbles beneficios que puedan darte, siendo alguno
de ellos el seguimiento digital desde un dispositivo móvil y la evolución a una comunicación
empresarial efectiva.
Por lo tanto, estás a pocos minutos de descubrir el camino que llevará a tu negocio al éxito.
¿Qué es una herramienta de gestión automatizada?
Conocer los grandes beneficios que una herramienta para automatizar puede hacer en tu
pequeña o mediana empresa, es fundamental para tomar la decisión de mejorar su
funcionamiento de manera interna.
Primero, dejemos claro que para que estos beneficios sean realmente efectivos, antes
tienes que haberte informado adecuadamente de qué es exactamente este tipo de
herramienta. Motivo por el cual comenzaremos aclarando dicho concepto.
Un instrumento de gestión es aquel que permite automatizar prácticamente todos los
procesos de un negocio, reduciendo de manera significativa los errores humanos,
pasando las tareas manuales y repetitivas a automáticas.
También destacan porque permiten acceder a la información en tiempo real desde el lugar
en el que te encuentres.
El nombre por el cual se suelen mencionar estas herramientas es como un software, que
ayuda en la disminución de los tiempos y en el ahorro de dinero, por lo tanto, no solo la
productividad aumenta, sino que la empresa logra mejorar todos sus procesos.
Ahora, todos los beneficios que puedes obtener van a depender netamente de tu proveedor
de este software, tendrías que poner especial atención en que ofrezca seguimiento digital,
planificación de reuniones, integración de actividades y mejore la comunicación empresarial
efectiva.
Esto con el objetivo de elegir el software que realmente sea el más conveniente, tal como lo
hace Xpinnit, herramienta que te entrega estas y otras excelentes ventajas.
Software y app móvil
Una herramienta de gestión, es claramente una opción para agilizar y facilitar todas las
tareas, pero si hay algo por lo cual las pymes se encuentran incorporando un software de
este tipo, es porque tienen en sus manos la posibilidad de llevar el seguimiento a todas
partes.
Para que sepas cómo elegir, una buena herramienta debe ofrecerte la alternativa de
descargar su app. Haciendo que de esta manera el equipo de trabajo se encuentre en
todo momento conectado y comunicado.
La implementación de una aplicación para gestionar de forma automática el trabajo ayuda a
que se mejore la comunicación y que se potencie el proceso de integración de los
empleados.
Integración de actividades y proyectos
Gracias a las herramientas de automatización se logra integrar todas las actividades y
proyectos, por lo que, en un solo lugar, se tendrá acceso a toda la información.
También se podrán asignar las tareas de cada colaborador y de cada equipo de trabajo.
Lo que mejora de forma evidente la eficiencia y productividad.
Al momento de tener frente a ti esta herramienta de gestión verás lo sencillo que es integrar
todo, porque esto se lleva a cabo en un solo lugar. Así como observar el avance que van
teniendo las tareas, tomando el control total de la empresa.
Comunicación interdepartamental
Si hay algo en lo cual suelen fallar las empresas que aún no cuentan con un software de
gestión de proyectos, es en la comunicación interna. Ya te habrás visto frente a malos
entendidos o incumplimientos de actividades por esta razón.
Con una herramienta automatizada esto queda en el pasado, por lo tanto, todos tendrán
claro en qué etapa se encuentran y de paso se podrá fomentar un ambiente más amigable,
accediendo a un feedback de una manera más rápida y acertada.
Además de poder compartir ideas y llevar un seguimiento de todas las etapas.
Reuniones de trabajo (minutas)
Las reuniones de trabajo serán mucho más ágiles y estarán mejor optimizadas, esto porque
en herramientas de gestión como Xpinnit tienes acceso a un módulo especial de minutas,
el cual te permite dar seguimiento puntual de las tareas y acuerdos tomados en las
reuniones.
Esto ayuda a tomar decisiones acertadas, además de que todos se encuentren
informados y teniendo la posibilidad de acceder desde cualquier dispositivo, momento y
lugar.
De hecho, verás cómo las reuniones ya no son una pérdida de tiempo como suele suceder
y se ponen importantes ideas sobre la mesa.
Apps de colaboración, una verdadera necesidad
Antes de finalizar con este tema tan relevante para las empresas que buscan mejoras y
crecimiento constante, queremos detenernos en las apps móviles que una herramienta
automatizada de gestión de proyectos debe tener.
En la actualidad, poder tener acceso a una aplicación móvil se ha convertido en una
necesidad, sobre todo porque el trabajo remoto se ha convertido en protagonista durante
el último tiempo.
La gran ventaja de las apps, es que se tendrán todos los componentes necesarios para
trabajar en un mismo lugar, consiguiendo que la oficina se encuentre en cualquier parte
con acceso a internet.
En definitiva, si aún no cuentas en tu empresa con una herramienta de gestión
automatizada de actividades, no puedes continuar perdiendo el tiempo., porque mientras
más tardes en implementarla, más ventaja sacará tu competencia, y tu negocio solo se verá
perjudicado en todo sentido.
No le tengas miedo a la tecnología, está demostrado que esta es la clave del éxito y del
desarrollo continuo. Por otra parte, si estás listo para dar el siguiente paso, entonces no te
pierdas la oportunidad de encontrar todos estos beneficios y más, al conocer Xpinnit la
plataforma de gestión de proyectos, solicita una demostración al 33 1401 3110.
